システムの特長

１．文書管理運営に関してのトータル支援をご提供

合併前にどのようなことに注意すべきか、情報公開に対応できるのか、単なるシステム導入では解決できない現状の文書管理方法についての問題点の洗い出し、自治体の規模に沿った適切な運用方法のご指導、文書分類表の作成支援等を実際に維持できる文書管理の将来的なパートナーとして強力にご支援させていただきます。

 

２．汎用性のある文書管理「文庁」のご提供

効率的な文書運用方法を目指すには現状の分散管理の見直しが必要になります。ただしそれには人的パワーの確保が必要になり、文書課様に多くの職員が必要とされます。しかしながらこれからの厳しい自治体を取り巻く環境を考えますと人件費抑制面から、少数化が予想されます。その様な現状を見据えたパッケージシステムを完成させました。文書単位で保存管理された「文庁」は、自治体様の運用がどのような運用であっても適合します。上記コンサル後導入させていただくことがベストですが、既にＢｏｘファイリング方式などで他社様にてコンサル後でも充分に対応できるパッケージです。

 

３．拡張性のある文書管理システム「文庁」のご提供

文書管理システムは将来的には電子データの保管庫として重要な位置付けにあります。原本性の確保も含めて各種のシステムと連携も可能でなければなりません。その様な意味で　文庁は（１）ＬＧＷＡＮ電子文書連携、ＬＧＷＡＮメール連携（電子自治体対応）　（２）各社グループウエア連携　（３）財務会計連携　（４）人事給与連携　（５）電子印鑑、ＰＫＩ対応　（６）電子申請連携　（７）庶務管理システム連携　といった拡張性を備えたシステムです。

 

４．開発ツールに影響されない柔軟性を提供

電子データも重要ですが、紙文書の整理なくして文書管理は成り立ちません。現状書庫の簿冊目録の洗い出し作業とデータ化作業、書庫レイアウト変更などを一括で請負いさせていただきます。

 

５．書庫整理データ入力サービスのご提供

電子データも重要ですが、紙文書の整理なくして文書管理は成り立ちません。現状書庫の簿冊目録の洗い出し作業とデータ化作業、書庫レイアウト変更などを一括で請負いさせていただきます。

 

６．市町村合併協議会向けサービス

昭和の大合併時に貴重な公的文書が大量に紛失、不明になったという過去反省を踏まえて、合併前旧自治体の書庫整理、文書分類表整理、運用方法検討、等合併協議会に文書策定業務をご支援します。

 

７．電子データの原本性の確保支援

文庁パッケージとしましては、財団法人ニューメディア開発協会様から提示されている電子データにおける原本性の確保についての仕様に沿って開発致しました。ＬＧＷＡＮ・電子申請・財務電子決裁データ等これからの電子データを安全に保管・保存可能です。

 

導入効果

• 文書の私物化や氾濫といった文書整理上の問題を解決することができる
• 組織としての必要文書を確保して共有化を図ることが可能
• 即時検索が可能
• 他者検索が可能

必要な文書がすぐにとり出せれるので仕事が手早く処理できる。 必要な資料もすぐにとり出せれる。 人事異動時の引継ぎがスムーズに行われる。 仕事のやり方が変わる。 事務室内が整理されて清潔になる。

• 執務室にある文書の５割程度が廃棄され、３割程度が文書庫にひきつがれるので有効スペースの創出によるオフィスコストの節約ができる
• 文書は職員の共通した認識の下で、分類整理されるので、仕事の段取りや見通しが立てやすくなる
• 文書を保管してあるキャビネットを開けると、その職場の仕事が一目で分かるようになるので、職場全体の仕事の見通しも良くなる
• 職員が、自ら、文書を分類整理するので、文書管理に対する意識が高まる
• 文書庫に保存されている文書も、必要なときに、だれでも、すぐに取り出して使え、より的確な判断や政策決定に役立てることができる
• 情報公開制度の導入をスムーズに行うことができる

職員が働き方の意識を改革でき、最適な意思決定を促し、より良い政策形成にも寄与 行政改革にもつながる

 

　

 

導入後の声

• 他人でも（管理職でも）文書が探せれるようになった。
• 事務室には利用度の高い文書が集まり、従前より少なくなった。
• 担当業務の整理が出来た。
• 図面を広げたり打合わせを行ったりするスペースが出来た。
• 背の低い保管庫に統一され庁舎内が広々と見通せれるようになり、住民からも明るくなったと評価を受けた。
• 退庁時、机の上は、電話だけになり、かりそめにも文書などが置き去りになることはなくなった。機密保護やプライバシーの保護の面からも歓迎される状態になった。
• 庁内通路や階段の踊り場なども、広々と取れるようになった。